La crisis sanitaria provocada por el COVID-19 ha forzado cambiantes decisiones gubernamentales para hacer frente a un escenario incierto. Todas las organizaciones se han visto sorprendidas ante la cantidad de normas de distinto orden técnico que se publican y deben aplicarse con rapidez. Lo que ha provocado el sobreesfuerzo en todas las áreas de las empresas por respetar e interpretar las directrices oficiales de las autoridades para no sufrir el riesgo de sanciones o daños por el imcumplimiento del marco regulatorio.
.jpg?width=622&name=1200x627-blog%20(7).jpg)
En Atrivity sabemos que las empresas no han tenido tiempo de reflexionar acerca de la adecuación de su modelo de compliance a este tipo de situaciones, por este motivo, hemos recogido las 5 claves en compliance para este próximo año 2021 previendo los planes de acción y tratamiento de los posibles escenarios del futuro. ¡Vamos allá!
Clave #1 - Digitalización del Compliance
El compliance existe dentro de las compañías desde hace más de 20 años para garantizar los procedimientos adecuados y evitar así, cualquier tipo de fraude. Ahora más que nunca, las compañías se ven obligadas a adoptar nuevas normativas a causa de la actual revolución digital. Cada vez más empleados teletrabajan, las empresas tienen a sus equipos deslocalizados, se utilizan plataformas digitales que eliminan capas de burocracia y de management. Este hecho, provoca el surgimiento de nuevos riesgos y responsabilidades inherentes al uso de algoritmos en la analítica de datos y el uso de la inteligencia artifical.
La principal clave para hacer frente a este paradigma es ofrecer un enfoque holístico integrando la estrategia de compliance en la general de la empresa, a fin de evitar incoherencias entre el modelo de compliance y el proyecto empresarial. Este cambio de paradigma debe ir de la mano con la cultura corporativa que permita la rápida adopción de los nuevos procesos, formando rápidamente a los equipos independientemente de donde se encuentren.
A través de aplicaciones móviles cómo Atrivity podrás comunicar y transmitir toda la información de valor para capacitar a todos los empleados independientemente de donde se encuentren sobre compliance. Obteniendo una analítica sobre el grado de conocimiento por empleado, equipos, preguntas más falladas y temáticas más falladas. Pudiendo reforzarlos posteriormente sin la necesidad de parar las operaciones!
Clave #2 - Externalización del Ámbito Legal
Una de las novedades actuales es que las compañías frente a la gran complejidad de ciertos procesos del ámbito legal y el de compliance, tienden a externalizar las tareas más especializadas. Según el Observatorio Legal de Deloitte, los departamentos jurídicos internos de las compañías necesitan asesoramiento externo con una especialización técnica superior a la se sus propios perfiles profesionales. Los directivos de las grandes compañías optan por externalizar ciertas funciones del cumplimiento normativo a causa del aumento de la regulación y la difícil adaptación.
Deloitte destaca que los principales motivos para externalizar tanto funciones legales como de Compliance son la experiencia, la calidad del servicio y la confianza. De eso se trata, de resultar complementarios y no sustitutivos, de generar la suficiente confianza como para ser merecedores de gestionar asuntos tan complejos y delicados como el cumplimiento de la legislación. Auguramos un futuro cada vez más prometedor a esta colaboración.
Clave #3 - ¿I+D en Compliance?
Las funciones de compliance y auditoría interna, ahora más que nunca, no pueden bajar la guardia y se vuelven imprescindibles como soporte del Consejo para monitorizar y asegurar su cumplimiento. En este sentido, las empresas deben Investigar + Desarrollar procedimientos internos que les permitan obtener una previsión de respuesta ante otras "olas" de la pandemia cómo elementos clave para la gestión de la crisis.
Siendo de especial riesgo las actuaciones realizadas en áreas como:
- Competencia y relaciones con competidores.
- Riesgos penales y el principio de documentación de las actividades y los controles.
- Información financiera, fiscal y solvencia económica.
- Infraestructura de IT, datos e información confidencial.
- Relaciones con terceros (clientes y proveedores) y su formalización contractual.
- Recursos Humanos y Relaciones Laborales.
- Stock y cadenas de suministro.
A pesar de tener todo esto bajo control, los deberes para la organización no terminan ahí. Las empresas deben asegurarse de que los empleados son conocedores de los nuevos riesgos y de las nuevas pautas de actuación, a través de un sistema de comunicación interno, claro, continuo y bidireccional. Pero, ¿Cómo lo puedes hacer?
Aplicaciones cómo Atrivity son perfectas para proporcionar en pequeñas dosis de contenido el conocimiento necesario para que tus empleados, sin la necesidad de parar las operaciones, se adapten al cambio. ¡Y no solo eso! Con una buena planificación, la herramienta permite a los managers de diferentes áreas de trabajo ofrecer un calendario formativo constante a sus equipos, de forma que podrán combinar las tareas más rutinarias de su puesto de trabajo con formaciones necesarias sobre el producto o estrategias.
Clave #4 Cambio de Percepción del Riesgo
Según el informe Risk in focus 2021 elaborado por la ECIIA, encontramos como segundo riesgo para las empresas el compliance con una puntuación del 59%. La pandemia actual, ha acentuado los riesgos existentes y asignando nuevos niveles de prioridad que las empresas deben adaptar en la actualidad y en un horizonte a tres años vista, pero, ¿a qué se debe? El gran aumento del teletrabajo, el acceso a infraestructuras y datos críticos a través de dispositivos personales, hace a las organizaciones más vulnerables a todo tipo de ciberataques.
Prácticamente en ningún plan de negocio se tiene en cuenta una preparación para un cambio tan masivo en un espacio tan corto de tiempo. Otro de los riesgos a tener en cuenta es la carga regulatoria, ¿Por qué? La Autoridad Europea de Valores y Mercados aconsejó a los reguladores nacionales de toda la UE el permiso para retrasar dos meses la publicación de los informes financieros para las empresas que cotizan en bolsa. Este hecho, puede provocar la tentación entre las empresas de retrasar su cumplimiento cuando sea obligado una vez finalixen los aplazamientos concesidos en 2021.
Fuente: WorldComplianceAssociation.com
Clave #5 - Establece Procedimientos Documentados
La crisis del coronavirus ha resaltado la importancia en cómo la empresa gestiona una inesperada situación, anticipándose al impacto de la pandemia sobre la marca. No tan sólo es importante la detección de posibles amenazas o la evaluación continua de los riesgos. Es esencial que la compañía establezca procedimientos documentados que les permita responder, recuperar, reanudar y restaurar el nivel de operatividad de su actividad predefinido antes de la crisis. ¿Cómo lo pueden hacer? A través de la implementación de políticas de trabajo alternativas, la reorganización de los medios productivos o la protección sanitaria de los empleados para que continúen con su actividad.
Existen aplicaciones móviles cómo Atrivity, que contribuyen a potenciar el acceso y uso de tu plataforma LMS. Selecciona los contenidos que deseas reproducir en la herramienta en forma de píldoras formativas más comprensibles y dinámicos y, asócialos a juegos que evalúen el conocimiento adquirido. El resultado a esta estrategia es una mejora del compromiso ante la formación y una mayor motivación de los equipos gracias al juego.
Conclusiones del equipo de Atrivity
Las organizaciones tienen por delante un reto sin precedentes, con un alto grado de incertidumbre y en constante evolución. Ahora más que nunca, las empresas deben dar un paso al frente previniendo, detectando y respondiento a las nuevas normativas cada vez más complejas y adaptándolas en tiempo récord. El compliance ha dejado de ser una tendencia para convertirse en una necesidad clave para la protección de la compañía frente situaciones excepcionales, aumentando la confianza del mercado, trabajadores, clientes y proveedores.
