7 Pasos para Implementar el Teletrabajo en tu Empresa

La crisis provocada por la pandemia del coronavirus en las principales economías de todo el mundo, está obligando a las compañías a adoptar e implementar el modelo de teletrabajo a marchas forzadas. Lo que supone un gran reto y al mismo tiempo, un mar de oportunidades para generar un cambio en la cultura organizativa de las empresas. 

Pero, ¿es beneficioso teletrabajar?

La organización mundial del trabajo reporta que en 2020 tan sólo el 17% de las empresas ofrece a sus empleados la posibilidad de teletrabajar. A pesar de ello, las empresas que han implementado este modelo de trabajo han comprobado una reducción de gastos en cuanto a recursos y un gran impacto positivo sobre la productividad, y retención del talento. Por otro lado, los empleados se benefician de esta condición disminuyendo el gasto en transporte, comida y obtienen una mayor flexibilidad en cuanto a la organización de su horario laboral.

Para ayudar a esta situación gigantes cómo Microsoft o Google han puesto en marcha distintas aplicaciones de forma gratuita para fomentar el desempeño de las tareas diarias en remoto. En el caso de Microsoft, ofrecerán 6 meses gratuitos de la versión profesional de Microsoft Teams a nivel mundial y por otra parte, Google ha comunicado el acceso (también gratuito) algunas funciones avanzadas de Hangouts Meet lo que significará que las compañías podrán realizar reuniones con 250 participantes y transmitirlos en directo hasta para 100.000 usuarios.

En Atrivity llevamos años aplicando con éxito el teletrabajo y por este motivo queremos compartir nuestra experiencia. Hemos desarrollado un artículo que te da las claves para implementar el teletrabajo en 7 sencillos pasos.  ¡Vamos allá!

1. ¿Quién teletrabaja? 

Trabajar desde casa o desde otro lugar, puede resultar no ser tan sencillo como a simple vista puede parecer. No todos los puestos de trabajo ni todas las tareas son susceptibles al trabajo a distancia porque muchos requieren la presencia física del empleado.

Las actividades más adecuadas para ser realizadas remotamente son sobretodo las enfocadas a servicios, y en otros sectores los departamentos que puedes realizar sus tareas desde otras ubicaciones fuera de la zona habitual de trabajo.

• Administración.
• Atención al cliente.
• Ventas.
• Desarrollo de software.
• Marketing.
• Diseño y Data Analytics.
• Introducción y recuperación de datos.

Es importante analizar qué puestos dentro de una empresa con poca flexibilidad de teletrabajo (constructoras, productoras, distribuidoras de producto, fabricación...) tienen el potencial de desarrollar su trabajo en otro lugar fuera del centro de trabajo. ¿Es posible que  el director de RRHH pueda desarrollar sus tareas desde el despacho de su casa? Si la respuesta es afirmativa, prepara el segundo paso y ofrece esta posibilidad.

Fuente: ''Las 4 fases del Inbound Recruitment''- Talent Clue

2. Marca las pautas a seguir

Tan importante es definir que áreas son están más capacitadas para ser realizadas a distancia como definir un protocolo que regule el trabajo desarrollado por el empleado. Para que exista el teletrabajo es necesario marcar unas pautas reglamentarias en la que la prestación en el domicilio tenga una cierta duración, pacto entre empresa y trabajador sobre los objetivos a corto y largo plazo.

Para que tenga éxito cualquier forma de trabajo a distancia se han de marcar objetivos a alcanzar de forma periódica. Es muy complejo para una empresa tratar de evaluar cómo el trabajador organiza su tiempo para cumplir con el trabajo, pero si es sencillo ofrecer las pautas necesarias para clarificar los objetivos a realizar dentro del tiempo en el que se teletrabaje. Por ejemplo, si parte del equipo teletrabaja los martes, podemos organizar un webinar formativo sobre nuevas técnicas de trabajo asociado a su puesto y luego evaluar el conocimiento adquirido. En el caso de un comercial telefónico, también podríamos comunicarle mediante sistema chat qué objetivo de llamadas tiene para ese día, y al final del mismo tener una videollamada o chat para verificar el rendimiento y atender a problemas surgidos, dándoles nuestro soporte y consejo.

Plataformas cómo Slack te permiten comunicarte y transferir archivos de forma individualizada o a través de canales con tu equipo remoto y obtener feedback directo sobre el trabajo desarrollado. De esta manera también podrás obtener una comunicación constante y actuar frente a cualquier imprevisto.

3. Potenciar la formación a tu personal 

Trabajar de forma remota implica ser completamente autónomo, no sólo en las tareas a desarrollar, sino también en el uso de las tecnologías a aplicar. Por este motivo, es necesario capacitar y educar tanto a los teletrabajadores cómo a sus managers. La formación debe ser especializada para un rendimiento de teletrabajo óptimo, dependiendo de las necesidades, el puesto de trabajo y las tareas a desarrollar por cada empleado.

Además, son muchos los sectores que no podrán desempeñar las tareas con la constancia o la productividad habitual (equipos de ventas, visitadores, ...), y por este motivo es momento de reforzar políticas formativas que el ritmo de trabajo constante no permiten implementar. 

Es momento también para darle un uso inteligente a tus herramientas de LMS o e-learning. Pero ¡ojo!, si antes era complejo potenciar , gestionar y evaluar su uso, desde entornos remotos esta tarea se hace más complicada. Es recomendable valorar el uso de la gamificación para dar este extra - enganche, dinamismo, efectividad, ... a los contenidos formativos.

Existen aplicaciones móviles cómo Atrivity que contribuyen a potenciar el acceso y uso de las plataformas LMS. ¿Cómo?

Selecciona los contenidos que deseas reproducir en la herramienta en forma de píldoras formativas más comprensibles y dinámicos y, asócialos a juegos que evalúen el conocimiento adquirido. El resultado a esta estrategia es una mejora del compromiso ante la formación y una mayor motivación de los equipos gracias al juego.

Con una buena planificación, la herramienta permite a los managers de diferentes áreas de trabajo ofrecer un calendario formativo constante a sus equipos, de forma que podrán combinar las tareas más rutinarias de su puesto de trabajo con formaciones necesarias sobre el producto o estrategias. Gracias a una de las principales características de Atrivity, dentro de este calendario formativo se podrá incluir notificaciones acerca de noticias del sector, acontecimientos relevantes, notificaciones empresariales, cualquier documento y/o enlace que parezca relevante para ayudar a reforzar el compromiso con el puesto y la empresa en situaciones de teletrabajo prolongado.  

Nuevo Feed: comunica una novedad y crea un reto formativo para ayudar a retener la información

4. Proporciona el equipo tecnológico necesario

No es suficiente con acordar las pautas y formar a tu personal para que sea capaz de trabajar autónomamente desde casa. Es necesario que proporciones el equipo y las herramientas necesarias para que puedan desarrollar su actividad cómo si estuvieran en la oficina.

¿Qué necesita un teletrabajador?

Asegúrate de que cuente con un servicio de Internet ágil, un buen equipo informático y otras herramientas cómo teléfono o impresora. Algunos puestos requieren de una conexión segura a determinadas aplicaciones y necesitarán habilitar una red privada de conexión (VPN) ¡Recuerda! Todos los gastos derivados del teletrabajo deben ser cubiertos por la empresa.

5. Asegúrate de obtener canales de comunicación efectivos

Una de las claves más importantes para que el trabajo a distancia sea exitoso es: la comunicación. Disponer de una comunicación fluida y constante entre superiores y compañeros, es esencial para estrechar lazos y mantener una cohesión grupal. Es en este momento cuando promover una estructura comunicativa interna eficiente puede ser la diferencia entre lograr todos los objetivos o fracasar.

Hemos de insistir en el uso de herramientas que nos ayuden a fortalecer el contacto personal aunque sea remoto. 

Haz videollamadas, crea chats en grupo, utiliza planificadores de tareas, haz seguimiento de las reuniones y establece tareas en ellas, en definitiva, haz una selección inteligente de las herramientas tecnológicas que consideres oportunas para un buen desempeño del trabajo en remoto. 

Fuente:  fullvector - www.freepik.es

A veces existen situaciones, como la crisis mundial del coronavirus, que obligan a las empresas a extender de forma indefinida el teletrabajo. Como hemos mencionado una buena organización de las tareas y un uso acertado de la tecnología permitirá una fluidez del trabajo, pero necesitamos una continuidad. En estos casos es bueno establecer una herramienta como canal principal de noticias, para no confundir a los trabajadores con múltiples herramientas.

Soluciones cómo Atrivity y su nueva sección de Feed permiten comunicar de forma instantánea y personalizada cualquier información o novedad corporativa. Como ventaja competitiva es que al mismo tiempo se pueden asociar los contenidos con dinámicas de juego que aseguran una exitosa absorción para posteriormente, evaluar los resultados del aprendizaje y reforzar las lagunas del conocimiento con nuevas noticias.

6. Marca los objetivos a conseguir

Antes de iniciar cualquier estrategia de teletrabajo es muy importante que marques los objetivos a corto y medio plazo que se deben conseguir. Estos objetivos necesariamente deben ser medibles de forma clara y precisa para evitar cualquier mal entendido que afecte a la relación entre empresa y trabajador.

Existen varios indicadores sobre controlar la actividad y la productividad del teletrabajador, pero ambos se centran en el tiempo destinado durante el día para realizar las tareas. Algo importante pero al mismo tiempo relativo y subjetivo, ya que lo más relevante no es el tiempo que dediquen a conseguirlos sino ¡los resultados que se obtengan!

7. Implementa un sistema eficiente de control

Finalmente, realiza un seguimiento activo del cumplimiento de las pautas marcadas, los objetivos propuestos y de la estructura comunicativa interna.

Es importante tener herramientas que permitan un control horario del teletrabajo adaptadas a las normativas vigentes en cada sector y convenio de trabajo. Analiza el comportamiento de los trabajadores en sus jornadas con el único objetivo de potenciar su trabajo, compromiso y detectar en qué fallamos y actuar en consecuencia.  

Fuente:  fullvector - www.freepik.es

Nuestras conclusiones frente lo expuesto...

A pesar de las dificultades, el trabajo en remoto se puede implementar de forma progresiva y adaptándose al mismo tiempo a las necesidades de los trabajadores y de la propia compañía. Es cierto que los sistemas de trabajo en remoto actual están planteados para jornadas reducidas o días salteados, no para una continuidad a largo plazo. De todas formas, aunque el clima de teletrabajo sea forzado, hemos de trabajar para analizar y detectar a tiempo problemas u oportunidades que nos permitan mejorar nuestro trabajo, y que podamos salir con éxito de esta situación.